IT009 – Pagar inscrição em eventos

1. Consultar regulamento PROAP
Responsável: Interessado
Referência: RR005_manual_regulamento_PROAP_portaria_64_2010
Descrição: O interessado deverá consultar a RR005 para se informar dos critérios necessários para reembolso do valor da inscrição do evento.

2. Autorização do Orientador
Responsável: Interessado
Descrição: O interessado deverá solicitar a seu orientador, que envie um e-mail à secretaria autorizando-o a utilizar parte da verba para a inscrição do evento.

3. Realizar pesquisa CADIN
Responsável: Interessado
Referência: www.fazenda.sp.gov.br/cadin_estadual
Descrição: O interessado deverá, por decreto estadual e legislação interna da USP, realizar-se a pesquisa CADIN estadual da instituição que organizará o evento. Tal pesquisa consiste na verificação de pendências tributárias junto ao Governo do Estado de São Paulo. Caso haver alguma irregularidade a inscrição NÃO poderá ser efetuada.

4. Entregar termo de compromisso
Responsável: Interessado
Referência: PA005_termo_compromisso_docente;
PA006_termo_compromisso_alunos
Descrição: O interessado deverá preencher a PA005 (para docentes) ou PA006 (para alunos) e entregá-la na secretaria.

5. Provisionar recurso na planilha de gastos
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deve provisionar os recursos na planilha de gastos, informando o valor, o docente responsável e a data prevista para efetivação do gasto.

6. Inscrição do evento
Responsável: interessado
Descrição: O interessado deverá se inscrever no evento, efetuar o pagamento, guardar o comprovante e solicitar ao organizador do evento nota fiscal eletrônica preenchida com os dados da EESC (abaixo). O boleto e a nota fiscal eletrônica(NFe) deverão ter como sacado a Escola de Engenharia de São Carlos e no “corpo” do documento deverá constar que é referente a participação do interessado no evento. Caso a instituição não emita NFe, o interessado deverá solicitar um  recibo que conste que a instituição recebeu da EESC o pagamento da inscrição, conforme modelo abaixo:

 “Recebemos da Escola de Engenharia de São Carlos (EESC-USP), inscrita sob o CNPJ <número do CNPJ da EESC-USP>, situada na <endereço da EESC-USP>, a importância de <valor em númerais e por extenso>, referente ao pagamento da inscrição de <nome do aluno ou do docente>, cpf <número do CPF>, no <nome do evento>, no período de <dd/mm/aaaa> a <dd/mm/aaaa>, em  <local do evento>.”

Dados da EESC

Razão social: Escola de Engenharia de São Carlos – EESC – USP
Endereço: Av. Trabalhado Sãocarlense, 400   Bairro: Pq Arnold Schimidt
Cidade: São Carlos – SP                         CEP: 13566-590
CNPJ: 63.025.530/0028-24                   IE: isenta

7. Comprovar participação do evento
Responsável: interessado
Descrição: O interessado deverá apresentar à secretaria o certificado de participação e apresentação do evento, cópia do boleto pago e nota fiscal de serviço ou recibo da instituição que promoveu o evento contendo nome do evento, nome do participante, período e local do evento. Lembrando que caso não sejam entregues, não será possível o reembolso da inscrição.

8. Elaborar fine
Responsável: Secretaria
Referência: PA003_modelo_fines
Descrição: A secretaria deverá preencher o PA003 (campo reembolso) para solicitar à SVCONV o reembolso do pagamento da inscrição do evento.

9. Justificar recibos
Responsável: Secretaria
Referência: PA004_modelo_justificativas
Descrição: A secretaria deverá justificar no verso da nota fiscal de serviço de acordo com o PA004 e carimbar RECEBI.

10. Coletar assinaturas
Responsável: Secretaria
Descrição: Na nota fiscal justificada deverá conter assinatura do orientador responsável pelo gasto ou aluno no carimbo RECEBI, e no verso junto com a justificativa, a assinatura do coordenador.

11. Encaminhar para SVCONV
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá solicitar o reembolso, do pagamento da inscrição do evento, ao SVCONV (Serviços de Convênios da EESC) através do fine e nota fiscal de serviço justificada e assinado pelo coordenador da CCP.

12. Salvar documentos no diretório de registros
Responsável: Secretaria
Descrição: Para que toda a atividade esteja documentada a Secretaria deve salvar o termo de compromisso, o fine e a fatura justificada em formato pdf nos seguintes registros respectivamente:

• RG_termo_compromisso_ nome do beneficiado _aaaa_mm_dd
• RG_fine_ nome do beneficiado _aaaa_mm_dd
• RG_fatura_ nome do beneficiado _aaaa_mm_dd

13. Onerar planilha de gastos
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deve onerar os gastos na planilha de gastos, informando o valor e o docente responsável.