IT010 – Reembolsar pagamentos e compras

1. Entregar nota fiscal e boleto bancário
Responsável: Interessado
Descrição: Apesar de o interessado pelo reembolso tratar com a secretaria da PG o órgão responsável pelo reembolso é o Serviço de Convênios da EESC (SVCONV) e para que tal órgão consiga realizar o reembolso, alguns documentos são exigidos, sendo um deles a nota fiscal da compra. Assim sendo, o interessado pelo reembolso deve entregar à secretaria da PG a nota fiscal, sendo que esta deve estar devidamente preenchida com os dados da EESC.

2. Realizar pesquisa CADIN
Responsável: Secretaria da PG
Referência: www.fazenda.sp.gov.br/cadin_estadual
Descrição: Antes que haja o reembolso, deve-se, por decreto estadual e legislação interna da USP, realizar-se a pesquisa CADIN estadual da empresa que foi contratada. Tal pesquisa consiste na verificação de pendências tributárias junto ao Governo do Estado de São Paulo. No caso de haver irregularidades o reembolso NÃO poderá ser efetuado.
Essa pesquisa é realizada no site da Secretaria da fazenda. A pesquisa deve ser impressa para posterior comprovação.

3. Elaborar fine
Responsável: Secretaria da PPG
Referência: PA003_modelo_fines
Descrição: Junto com a nota fiscal e a pesquisa CADIN o SVCONV necessita também do fine de pagamento. Portanto, a secretaria deve preencher o campo de pagamento “Somente para reembolso” do padrão PA003 da seguinte maneira:

4. Justificar nota fiscal
Responsável: Secretaria da PPG
Referência: PA004_modelo_justificativas_v01
Descrição: Além do fine o SVCONV necessita da nota fiscal com uma justificativa sobre o gasto em seu verso. Desse modo, é papel da secretaria escolher, padrão PA004_modelo_justificativas, uma justificativa que se enquadra na alínea e situação do caso e preencher o verso da nota fiscal.

5. Coletar assinatura CPG
Responsável: Secretaria da PPG
Descrição: Junto com a justificativa, deve constar no verso da nota fiscal a assinatura do responsável pela CPG, mostrando que o pagamento foi autorizado pela mesma. Assim, cabe à secretaria recolher tal assinatura.

6. Salvar documentos no diretório de registros
Responsável: Secretaria
Descrição: Para que toda a atividade esteja documentada a Secretaria deve salvar o fine, a nota fiscal justificada e a pesquisa CADIN, com os seguintes nomes respectivamente: RG_fine_nome_aaaa_mm_dd, RG_nota_fiscal_justificada_nome_aaaa_mm_dd e RG_pesquisa_CADIN_nome_aaaa_mm_dd de modo que no campo “nome” deve-se colocar o nome do beneficiado.

7. Enviar documentos ao SVCONV
Responsável: Secretaria da PPG
Descrição: Após a coleta de todos os documentos necessários para o pagamento a secretaria deve enviar pessoalmente a nota fiscal, com as devidas justificativas, o fine de pagamento e o boleto bancário três dias antes do seu vencimento.

8. Onerar planilha de gastos
Responsável: Secretaria da PG
Descrição: A secretaria da PPG deve onerar os gastos na planilha de gastos, informando o valor e o docente responsável.