PR002-Gerenciar matrícula de alunos

1. Realizar matrícula de aluno regular (alunos antigos)

1.1 Atualizar dados no sistema Janus
Responsável: Aluno
Descrição: O aluno deve atualizar seus dados no sistema Janus. Caso o aluno tenha algum problema , ele deve procurar a secretaria e solicitar a atualização.

1.2 Consultar período de matrícula e as disciplinas oferecidas
Responsável: Aluno
Descrição:  O aluno pode consultar o período de matrícula no sistema Janus em: “Acesso ao público” > “Período de matrícula”, ou no site da pós-graduação. As disciplinas oferecidas também estarão disponíveis no site e no sistema Janus.
Obs.: O aluno receberá um e-mail informando que a matrícula já está disponível para ser realizada.

1.3 Realizar pré-matrícula
Responsável: Aluno
Descrição: O aluno deve realizar sua pré-matrícula em disciplina ou realizar a matrícula de acompanhamento no sistema Janus, dentro do período indicado.

1.3.1 Realizar matricula de acompanhamento
Responsável: Aluno
Descrição: O aluno regular deve realizar a matrícula de acompanhamento no sistema Janus quando não for cursar disciplinas:
“Matrícula” > “Solicitação de matricula de acompanhamento” > Selecionar “solicitar” na coluna de “Pedido” > “Confirmar”.
Se o aluno deixar de fazer uma matrícula de acompanhamento dentro do prazo, ele terá de providenciar, com a máxima urgência, um pedido de matrícula fora do prazo à Secretaria. Caso o aluno não se matricule em dois semestres consecutivos, o Janus entende que ele desistiu da pós-graduação e o desligará do programa.

1.3.2 Realizar matrícula em disciplina
Responsável: Aluno
Descrição: Para realizar matricula em disciplinas, o aluno regular deve acessar o sistema Janus: “Matrícula” > “pré-matrícula” > Responder o questionário de atualização de bolsas > “Finalizar e voltar para matrícula” > Localizar a disciplina que pretende cursar > Selecionar “sim” na coluna “Incluir” > “Confirma”.

1.4 Avalizar a matrícula

Responsável: Orientador
Descrição: O orientador tem um prazo, definido no calendário da pós-graduação, para acessar o sistema Janus e avalizar ou não os alunos regulares matriculados.

1.5 Aceitar a matrícula
Responsável: Orientador
Descrição: O orientador tem um prazo, definido no calendário da pós-graduação, para acessar o Sistema Janus e aceitar ou não os alunos que efetuaram a matricula de acompanhamento.

1.6 Deferir a matrícula
Responsável: Ministrante da disciplina
Descrição: O professor ministrante da disciplina tem um prazo, definido no calendário da pós-graduação, para acessar o sistema Janus e deferir ou não as matrículas efetuadas por alunos regulares e especiais.

1.7 Conferir resultado
Responsável: Aluno
Descrição: O aluno deve acessar o sistema Janus, após o termino do prazo, para consultar se sua matrícula foi deferida.

2. Realizar matrícula de aluno regular (alunos novos – 1ª matrícula)

2.1 Divulgar período de matrícula e documentos necessários no site 
Responsável: Secretaria / coordenação da CCP
Referência: RR010_documentos_matricula
Descrição: A secretaria e o coordenador da CCP devem definir o período de matrícula, de acordo com os prazos da USP e as instruções da CPG e divulgar o período e os documentos necessários para a matrícula (RR010) no site da pós-graduação e nos e-mails dos alunos.
Obs.: Os alunos que já possuem acesso ao sistema Janus podem consultar o período de matrícula em: “Acesso ao público” > “Período de matrícula”.

2.2 Entregar a documentação exigida
Responsável: Aluno regular (1ª matricula)
Referência: RR010_documentos_matricula
Descrição: O aluno deve providenciar a documentação exigida na RR010 e entregá-la na secretaria para que seja realizada sua primeira matrícula.

2.3 Realizar primeira matrícula no sistema Janus
Responsável: Secretaria
Referência: IT061_realizar_matricula_janus
Descrição: Para matricular alunos regulares (1ª matricula) a secretaria deverá seguir a IT061.

2.4 Avalizar a matrícula
Responsável: Orientador
Descrição: O orientador tem um prazo, definido no calendário da pós-graduação, para acessar o sistema Janus e avalizar ou não os alunos regulares matriculados.

2.5 Aceitar a matrícula
Responsável: Orientador
Descrição: O orientador tem um prazo, definido no calendário da pós-graduação, para acessar o Sistema Janus e aceitar ou não os alunos que efetuaram a matricula de acompanhamento.

2.6 Deferir a matrícula
Responsável: Professor
Descrição: O professor tem um prazo, definido no calendário da pós-graduação, para acessar o sistema Janus e deferir ou não as matrículas efetuadas por alunos regulares e especiais.

2.7 Conferir resultado
Responsável: Aluno
Descrição: O aluno deve acessar o sistema Janus, após o termino do prazo, para consultar se sua matrícula foi deferida.

2.8 Criar e-mail USP
Responsável: Aluno
Descrição: Para criar um e-mail USP o aluno deve acessar o endereço www.pedidoemail.usp.br e seguir as instruções do site.

3. Realizar matrícula de aluno especial

3.1 Divulgar período de matrícula e documentos necessários no site 
Responsável: Secretaria / coordenação da CCP
Referência: RR010_documentos_matricula
Descrição: A secretaria e o coordenador da CCP devem definir o período de matrícula, de acordo com os prazos da USP e as instruções da CPG, e divulgar o período e os documentos necessários para a matrícula (RR010) no site da pós-graduação.

3.2 Preencher formulário de interesse em cursar a disciplina como aluno especial
Responsável: Interessado
Referência: formulário online
Descrição: O interessado deve preencher o formulário online, que será disponibilizado na página da internet do Programa no período estipulado pela coordenação do programa (consultar a secretaria ou o site da pós-graduação).

3.3 Receber os formulários
Responsável: Secretaria
Referência: formulário online
Descrição: A secretaria será responsável por receber e arquivar os formulários.

3.4 Encaminhar os formulários aos docentes
Responsável: Secretaria
Descrição: Após o encerramento do período de inscrição, a secretaria deve encaminhar os formulários para os docentes ministrantes das disciplinas.

3.5 Analisar o formulário e aceitar ou não o interessado como aluno especial
Responsável: Ministrante da disciplina
Descrição: As vagas para alunos especiais são limitadas, Caberá ao ministrante da disciplina analisar o formulário e aceitar ou não as matrículas dos interessados. Dentro do prazo estipulado pela coordenação do programa, o ministrante deve informar a secretaria quais serão os candidatos aceitos como alunos especiais e deve devolver os formulários destes candidatos.

3.6 Divulgar os nomes dos interessados aceitos para cursar a disciplina.
Responsável: Secretaria
Descrição: Cabe a secretaria divulgar os nomes dos interessados aceitos para cursar as disciplinas como alunos especiais. A divulgação será feita no site da Pós-Graduação.

3.7 Entregar a documentação para matrícula
Responsável: Aluno especial
Referência: RR010_documentos_matricula
Descrição: O aluno especial deve providenciar a documentação exigida na RR010 e entregá-la na secretaria para que seja realizada sua primeira matrícula. 

3.8 Matricular aluno especial
Responsável: Secretaria
Referência: IT062_matricular_alunos_especiais
Descrição: Para matricular os alunos especiais, a secretaria deverá seguir a IT062

 4.  Realizar matrícula aluno fora do prazo

4.1 Solicitar matrícula fora do prazo
Responsável: Aluno
Referência: PA034_formulario_de_matricula_fora_do_prazo
Descrição: O aluno que perder o prazo para realizar matrícula deve preencher o PA034, assinar, coletar as devidas assinaturas e entregá-lo a secretaria o quanto antes.

4.2 Inserir na pauta da reunião
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá inserir a solicitação do aluno na pauta da próxima reunião da CCP.

4.3 Julgar solicitação
Responsável: CCP
Descrição: Os membros da CCP deverão avaliar a solicitação apresentada pelo aluno e aprovar ou não.

4.4 Inserir a matrícula no sistema Janus
Responsável: Secretaria
Descrição: Para realizar a matrícula fora do prazo a secretaria deve acessar o sistema Janus: “Aluno regular” > “Curso do aluno” > “Matrícula regular” > Inserir a data da matrícula (ocorrência da inserção) > Inserir data do pedido do aluno > Inserir a data da aprovação pela CCP> Inserir a justificativa alegada pelo aluno no PA034 > “Incluir”.
Observação: Este procedimento serve tanto para matrículas de acompanhamento, como disciplinas fora do prazo.

5. Realizar nova matrícula

5.1 Solicitar nova matrícula
Responsável: Aluno
Referência: RR003 – Regimento da Pós Graduação da USP
RR016 _novo_regimento_da_pos_graduacao
Descrição: O aluno desligado sem a conclusão do Mestrado ou do Doutorado e que for aprovado em novo processo seletivo terá seu reingresso considerado como nova matrícula. Para solicitar a nova matrícula, o aluno deve providenciar e apresentar à Secretaria, no prazo máximo de seis meses,  os documentos citados no Artigo 55 do RR003  (para alunos matriculados até o segundo semestre de 2013) ou no Artigo 53 do RR016 (para alunos matriculados a partir do 1º semestre de 2014).

5.2 Inserir na pauta da reunião
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá inserir a solicitação do aluno na pauta da próxima reunião da CCP.

5.3 Julgar solicitação
Responsável: CCP
Descrição: Os membros da CCP deverão avaliar a solicitação apresentada pelo aluno e aprovar ou não.

5.4 Inserir a nova matrícula no sistema Janus
Responsável: CCP
Descrição: A secretaria deverá arquivar os documentos, acessar o sistema Janus e seguir os passos: “Aluno regular” > “Curso do aluno” > “Ocorrências” >inserir nº USP ou nome do aluno” > “Busca rápida” > selecionar o aluno > selecionar em “ocorrência” “nova matrícula” > “incluir nova ocorrência”.

6. Cancelar matrícula em disciplina 

6.1 Consultar prazo para cancelamento da matrícula
Responsável: Aluno
Descrição: O aluno interessado em cancelar sua matrícula em alguma disciplina deve informar-se sobre o prazo permitido para o cancelamento.

6.2 Realizar cancelamento de matrícula
Responsável: Aluno
Referência: PA079_formulario_cancelamento_disciplina 
Descrição: O aluno regular deve acessar o sistema Janus e realizar o cancelamento de matrícula em disciplina.
Obs.: O pedido de cancelamento deverá ser avalizado pelo orientador do aluno, via sistema Janus.
Já o aluno especial deve preencher o PA079 e entregá-lo, devidamente assinado, na secretaria. A secretaria deverá cancelar a disciplina do aluno no sistema Janus da seguinte maneira: “Disciplina” > “Matricula conceito e frequência” > inserir sigla da disciplina> “Buscar turma e listar alunos” > turma “não” / conceito “deixar em branco” > “Salvar consolidação” > procurar nome do aluno na lista abaixo > selecionar ”cancelada” na coluna Matrícula > turma “sim” conceito “deixar em branco” > ”Salvar consolidação”.