t: +55 16 3373-8126
1. Verificar se o aluno possui cadastro no sistema
Responsável: Secretaria
Descrição:
- No sistema Janus, clicar em “pessoa > incluir / editar > aluno”. Após isso, deve entrar com o nome completo do aluno e CPF verificar se ele já possui cadastro no sistema.
- Caso o aluno não possua cadastro no sistema a secretaria deve incluir os dados do aluno no menu de inclusão que aparecerá e anotar o número USP do aluno.
- Caso o aluno possua cadastro no sistema a secretaria deve anotar o número USP e conferir se os dados contidos no sistema Janus estão corretos. (neste caso ver observação 1)
Observação: Todo aluno tem somente um único número USP. Se o aluno já tiver sido desligado de algum programa na USP, sua matrícula é considerada uma “nova matrícula”. A matrícula de um aluno nessas condições é idêntica a uma matrícula comum. No entanto, este aluno tem de seguir um procedimento adicional descrito na atividade realizar nova matrícula.
2.Inscrever aluno em área de concentração
Responsável: Secretaria
Descrição:
- Clicar em “programa > inscrição em área”; selecionar a área de concentração (de acordo com a linha de pesquisa que o aluno vai entrar – informação do processo seletivo conforme o orientador); inserir o número USP do aluno, a data de inscrição (ex: 01/2012 ou 07/2012) e selecionar o curso (M/D/DD)
- Clicar em “inscrever o aluno na área”
Observação: O aluno de doutorado (D) tem de ter realizado anteriormente o mestrado. O aluno de doutorado direto (DD) não precisa do mestrado anteriormente, mas este é um outro procedimento, descrito em XXXXXX. O sistema só deixa cadastrar no doutorado (D) alunos que realizaram mestrado na USP. Os alunos que não realizaram mestrado na USP devem ser registrados como alunos de doutorado direto (DD) provisoriamente, até que o pedido de equivalência do diploma do mestrado seja concedido, conforme a atividade YYYYYY.
3. Aprovar a inscrição
Responsável: Secretaria
Descrição:
- Primeiramente deve-se marcar o semestre e clicar em “listar inscritos”
- Quando aparecer na tela o aluno inscrito deve marcar na coluna “seleção” a opção “aprovado” e colocar a data de seleção (mesma data de inscrição)
- Após isso, deve salvar e fechar a tela para realizar próxima tarefa.
4. Cadastrar aluno por orientador
Responsável: Secretaria
Descrição:
- Clicar em menu – aluno regular – Informar o curso do aluno – Informar o código do aluno.
- Depois deve informar o nome do orientador (quando o orientador exceder o nº de orientados, colocar na opção orientador acadêmico – coordenador).
- Cadastrar o orientador e a data de início da matrícula (data do papel) e clicar em incluir
- Por fim deve Informar o curso do aluno – proficiência – idioma: inglês – aprovado – consolidado: sim e clicar em incluir (regra de nossa CCP, pois a proficiência é uma condição na seleção de alunos)
Observação: Caso o orientador tenha no momento da matrícula 10 orientados o Janus não permite que se insira um orientado adicional para este orientador. Se ele tem um novo aluno aceito no processo seletivo, deve ter havido um acordo no processo seletivo com base em uma certeza de que algum de seus orientados no período de 6 meses irá finalizar o mestrado ou doutorado. Nesses casos, cadastra-se o aluno no nome do coordenador da PG na categoria “orientado acadêmico”. Este aluno deve ser transferido dentro desses 6 meses para o orientador de facto. Caso isso não aconteça o aluno será desligado da USP.
5. Matricular aluno
Responsável: Secretaria
Descrição:
- Clicar em “aluno regular > curso do aluno > matrícula regular”
- Inserir a data da ocorrência (data do papel) e clicar em “incluir”
Observação: Esta matrícula é considerada “primeira matrícula regular” e só é válida para os alunos ingressantes. Nesta mesma tela pode-se realizar a matrícula de acompanhamento (ver atividade correspondente).
6. Pré-Matricular em disciplinas
Responsável: Secretaria
Descrição:
- Clicar em menu – aluno regular – informar o curso do aluno
- Clicar em Pré-matrícula em disciplina – buscar
- Informar data da matrícula (do papel) – inserir – aproveitamento: utilizado
7. Deferir Matricula
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deve seguir os seguintes passos:
- Clicar em deferimento: disciplinas – matrícula – conceito e freqüência – inserir código da disciplina – buscar – pré- matriculados
- Clicar em deferir (não deferir quando não for disciplina SEP ou por solicitação do ministrante) e por fim salvar.