PR004-Gerenciar qualificação

1. Realizar inscrição

1.1 Consultar regulamento/normas e regulamentos vigente
Responsável: Aluno
Referência: http://prod.eesc.usp.br/pg/estrutura-organizacional/orgaos-gestores-da-pg/
Descrição: O aluno deverá consultar o regulamento vigente conforme o seu Regimento (conforme período de ingresso) para ter conhecimento das exigências para realizar o Exame de Qualificação.

1.2 Preencher formulário de inscrição
Responsável: Aluno
Referência: PA020_formulario_inscricao_qualificacao
Descrição: O aluno deverá entregar o PA020 preenchido na secretaria (junto com o PA062 e as cópias da monografia – orientações abaixo – 2 e 3).
O aluno matriculado até o 1º semestre de 2016 deverá realizar o Exame de Qualificação no máximo em 30 dias após a inscrição. O aluno matriculado a partir do 2º semestre de 2016 deverá realizar o Exame de Qualificação no máximo em 60 dias após a inscrição.

ATENÇÃO: Para realizar a inscrição no Exame de Qualificação, o aluno deverá ter concluído os créditos mínimos exigidos para o Mestrado/Doutorado. A quantidade de crédito poderá ser consultada no “Ficha do aluno”, no sistema Janus.

1.3 Realizar inscrição no Sistema Janus
Responsável: Secretaria
Descrição: A Secretaria deve inscrever o aluno no sistema Janus: “Aluno regular” > “Curso do aluno” > “Banca de qualificação” > inserir numero USP ou nome do aluno > “Busca rápida” > Inserir “data de inscrição no exame” > “Incluir”. Carimbar e arquivar o formulário entregue pelo aluno.

 2. Preparar exemplares

2.1 Elaborar dissertação ou tese
Responsável: Aluno
Referência: www.teses.usp.br/info/diretrizesfinal.pdf
Descrição: O aluno deverá preparar sua monografia de qualificação de acordo com as diretrizes (ABNT) para elaboração de dissertações e teses da USP contida na biblioteca digital da USP .

2.2 Imprimir e entregar as cópias da monografia (exemplares)
Responsável: Aluno/secretaria
Descrição: O aluno é responsável pela impressão das cópias da monografia.
O aluno matriculado até o 1º semestre de 2016 deverá consultar seu orientador para verificar se a entrega das monografias ao membros da banca será realizada pela secretaria ou pelo próprio aluno (impresso ou por e-mail). Caso seja realizada pela secretaria, o aluno deverá entregar três cópias da monografia de qualificação, de preferência frente-e-verso, no momento de realizar a inscrição do Exame de Qualificação (entrega dos formulários PA020 e PA062). Caso o aluno fique responsável pela entrega/envio, ele deverá enviar um e-mail para a secretaria informando isto.
O aluno matriculado a partir do 2º semestre de 2016 fica responsável pela entrega.

3. Definir data e sugerir banca para o exame de qualificação

3.1 Definir a data  e sugerir banca examinadora
Responsável: Orientador
Descrição: O orientador deverá definir a data do exame de qualificação e sugerir os membros para a comissão examinadora que deve ser composta de três membros, sendo um dos membros o orientador, com titulação mínima de doutor. Será necessário conferir na secretaria se os membros externos que se pretende convidar possuem cadastro no programa.

3.2 Cadastrar membro externo
Responsável: Secretaria/orientador/aluno
Referência: PA016_cadastro_membro_externo
Descrição: Em caso de membros que não possuem cadastro no programa, a secretaria deverá solicitar ao orientador ou ao aluno o PA016 com os dados desse membro.

3.3 Formalizar banca examinadora
Responsável: Aluno/orientador
Referência: PA062_formulario_qualificacao
Descrição: O aluno e seu orientador deverão preencher o PA062 com a sugestão para os membros da comissão examinadora, data e local da qualificação e dados do aluno e enviá-lo à secretaria.

ATENÇÃO: Este documento deve ser entregue no ato da inscrição.

3.4 Aprovar banca
Responsável: CCP
Descrição: A secretaria deverá inserir a sugestão da banca na pauta da próxima reunião da CCP para que seja aprovada ou não. Caberá a CCP aprovar ou não a banca. A banca poderá ser aprovada por “ad-referendum” apenas em caso de a data da reunião ultrapassar o prazo do aluno.

3.5 Aprovar “ad-referendum” da banca examinadora
Responsável: Secretaria
Referência: PA017_oficio_sugestao_banca_qualificaçao
Descrição: Em alguns casos a sugestão da banca deve ser aceita antes da data da próxima reunião da CCP. Desse modo, a secretaria deverá preencher o PA017 e coletar a assinatura do coordenador do Programa para aprovação “ad-referendum”.

3.6 Solicitar qualificação por videoconferência
Responsável: Secretaria
Referência: PA018_oficio_videoconferencia
Descrição: Caso algum membro da banca examinadora necessite participar da qualificação por videoconferência, será necessário que a secretaria preencha o PA018 para solicitar a autorização da CPG.

4. Preparar e encaminhar documentação para a SVPosGr
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá conferir se o aluno entregou todos os documentos e, após aprovação da banca, deverá enviar à SVPosGr o PA017 e o PA018 (caso necessário vídeoconferência).

5. Cadastrar qualificação no Sistema Janus
Responsável: SVPosGr
Descrição: Após receber os documentos o SVPosGr deverá cadastrar a qualificação no sistema Janus.

6. Preparar qualificação

6.1 Confirmar banca de qualificação no Sistema Janus
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deve confirmar a banca de qualificação no Sistema Janus: “Aluno regular” > “Curso do aluno” > “Banca de qualificação” > inserir numero USP ou nome do aluno > “Busca rápida” > Inserir “data de inscrição no exame” > “Salvar”

6.2 Preparar convites
Responsável: Secretaria
Referência: PA022_convite_banca;
Descrição: Quando necessário, a secretaria preparará os convites, de acordo com o PA022, para os membros da banca e encaminhar os exemplares e os convites para os membros participantes da seguinte maneira:

• Membros internos: O exemplar deve ser colocado no escaninho referente;
• Membros externos: Colocar um exemplar em um envelope endereçado ao membro e enviar para o Serviço de Expediente da EESC (informar no envelope se o envio será por malote (interno USP) ou por SEDEX).

6.3 Preparar documentos para a qualificação
Responsável: Secretaria
Referência:PA015_certificado_qualificaçao;
PA056_oficio_orientacao_relatorio_defesa_quali
Descrição: Com antecedência, a secretaria deverá preparar os certificados de participação da qualificação (PA015). No dia do exame de qualificação a secretaria deverá imprimir o relatório prévio para os membros da banca avaliarem o trabalho. Para impressão deste relatório deverão ser seguidos os seguintes passos: Janus > “aluno regular” > “curso do aluno” > “banca de qualificação” . inserir a “data do exame” > “Salvar”. Depois deverá clicar na opção “relatório e certificado de qualificação” (embaixo de “banca de qualificação”) > inserir numero USP ou nome do aluno > “Busca rápida” > “relatório prévio” > inserir data de qualificação > “Mostrar” > confirmar a participação dos membros da banca > “Salvar” > Imprimir. Quando houver participante externo da banca por vídeo conferência, deverá também ser impresso o PA056.

7. Realizar Qualificação

7.1 Apresentar o trabalho
Responsável: Aluno
Descrição: O aluno deve apresentar o trabalho para a banca em um prazo de até 90 dias após a inscrição (alunos antigos) ou até 30 dias após a inscrição (alunos novos).

7.2 Aprovar ou reprovar trabalho
Responsável: Banca
referências: RR04 – Normas e regulamentos da CCP
RR017_novo_regulamento_CCP_v01
Descrição: Após a apresentação do trabalho a banca deve aprovar ou reprovar a qualificação, assinando o relatório de qualificação com o veredicto. No caso de o exame de qualificação ser realizado por vídeo conferência o presidente da banca deve assinar pelo membro da vídeo conferência. Além disso, no caso de o aluno ser reprovado, ele poderá apresentar seu trabalho novamente. O aluno reprovado e seu orientador deverão consultar o regulamento vigente para o aluno para saber as condições e prazo para realizar um novo exame.

8. Cadastrar resultado no Janus
Responsável: Secretaria
Descrição: Ao término do Exame de Qualificação, o orientador deverá devolver o relatório de qualificação devidamente preenchido e assinado pelos membros da comissão examinadora para a secretaria. A secretaria deverá salvar o resultado no sistema Janus seguindo os passos: “Aluno regular” > “Curso do aluno” > Banca de qualificação” > Inserir o nome do aluno no campo de pesquisa > “busca rápida” > Inserir a data do exame > “Salvar” > Selecionar nos campos da avaliação, em frente ao nome dos membros da banca, o resultado > “salvar”.

9. Enviar relatório ao SVPosGr
Responsável: Secretaria
Descrição:  A secretaria deverá carimbar (carimbo de homologação e do coordenador do Programa) o relatório prévio de qualificação, coletar a assinatura do coordenador e enviar o documento para o SVPGr. O SVPosGr deve realizar a homologação do exame.

10. Enviar certificado para membro externo
Responsável: Secretaria
Descrição: Em caso de participação de membro externo por vídeo conferência, a secretaria deverá enviar o certificado de participação da banca via SEDEX.