PR005-Gerenciar defesa

1. Preparar exemplares

1.1 Elaborar tese ou defesa
Responsável: Aluno
Referência: Diretrizes
Regulamento do Programa (CCP)
Descrição: O aluno deverá preparar sua dissertação/tese de acordo com as diretrizes utilizadas pela USP para confecção de teses e dissertações e atender as exigências e regras do regulamento do Programa (CCP).
ATENÇÃO: No caso de dissertação/tese redigida e defendida em inglês, ficou estabelecido pela Biblioteca Central da EESC e pelo Serviço de Pós-Graduação da EESC que a etiqueta da capa, a folha de rosto e a ficha catalográfica devem estar no mesmo idioma da tese/dissertação, ou seja, em inglês.
Lembrando que além do “abstract“, o aluno deverá fazer o resumo que deverá estar todo em português, incluindo o título. 

1.2 Imprimir Exemplares
Responsável: Aluno
Descrição: A impressão dos exemplares (de defesa e definitivo) deve ser feita em frente-e-verso. Em casos excepcionais, deverá haver uma justificativa do aluno e do orientador à CPG.

1.3 Elaborar ficha catalográfica
Responsável: Aluno
Referência: http://www.eesc.usp.br/fichacatalografica
Descrição: O aluno deverá elaborar a ficha catalográfica pelo site da Biblioteca da EESC (há um tutorial de ajuda no rodapé da página) ou solicitar a elaboração da mesma na própria Biblioteca da EESC.
ATENÇÃO: No caso em que a dissertação/tese for redigida e defendida em inglês, a ficha catalográfica deverá ser em inglês. 

1.4 Solicitar encadernação
Responsável: Aluno/secretaria
Referência: PA060_modelo_etiqueta
Descrição: O aluno deverá entrar em contato com a secretaria do Programa para informar sobre a necessidade da encadernação dos exemplares de defesa, pelo menos 7 (sete) dias antes de levá-los para encadernar no Serviço de Apoio às Publicações (Gráfica) da EESC. Após o aluno informar a secretaria, a secretaria deverá encaminhar a solicitação de serviço (encadernação) para Assistência Técnica Administrativa da EESC que, após autorizar o serviço, enviará a autorização para o Serviço de Apoio às Publicações (Gráfica) da EESC .
Obs.: caso o aluno não atenda o prazo mínimo exigido, a secretaria não se responsabiliza pela não realização do serviço e, consequentemente, não realização do depósito.

1.5 Adquirir capa padrão da EESC
Responsável: Aluno
Descrição: O aluno deverá pagar pela capa padrão da EESC. A capa deve ser adquirida pelo aluno no Serviço de Apoio às Publicações (Gráfica) da EESC, no momento em que levar o exemplar para encadernar.

2. Sugerir Comissão julgadora (banca) e data de defesa

2.1 Sugerir membros da banca e data da defesa
Responsável: Orientador
Referência: RR007_composiçao_banca
Regimento Geral de Pós-Graduação da USP
Descrição: O orientador deverá sugerir os membros para a banca e a data  para a defesa, conforme a RR007, atendendo as exigência do Regimento Geral de Pós-Graduação da USP (DAS COMISSÕES JULGADORAS E DO JULGAMENTO DAS DISSERTAÇÕES E TESES). Será necessário conferir junto à secretaria se os membros externos que se pretende convidar possuem cadastro no Programa.

2.2 Cadastrar membro externo
Responsável: Secretaria/membro externo/orientador
Referência: PA016_cadastro_membro_externo
Descrição: Em caso de membros que não possuam cadastro no sistema da USP, o PA016 deverá ser preenchido pelo membro externo e enviado/entregue na secretaria, com a máxima antecedência. Se houver algum erro no preenchimento do PA016, a secretaria deverá entrar em contato com o membro.

2.3 Formalizar defesa – preenchimento do formulário
Responsável: Orientador/Aluno
Referência: PA021_formulario_defesa
Descrição: O orientador e o aluno deverão preencher o formulário e enviá-lo/entregá-lo na secretaria.
ATENÇÃO: No caso de dissertação/tese redigida e defendida em inglês, neste documento o aluno deverá informar o título em inglês e em português.

2.4 Inserir na pauta da reunião
Responsável: CCP
Descrição: A secretaria deverá inserir a sugestão da banca na pauta da próxima reunião da CCP. Em casos excepcionais, a sugestão da banca (para a CPG) poderá ser “ad-referendum” da CCP apenas em caso de a data da reunião ultrapassar o prazo do aluno.

2.5 Definir a banca e encaminhá-la para a CPG
Responsável: CCP
Descrição: Os membros da CCP deverão definir a banca (membros titulares e os suplentes).

3. Realização do depósito e entrega dos exemplares

3.1 Realizar o depósito
Responsável: Aluno
Referência: PA021_formulario_defesa;
Regimento Geral de Pós-Graduação da USP 
Regulamento do Programa (CCP)
Descrição: O depósito deverá ser realizado pelo(a) aluno(a) diretamente no Serviço de Pós-Graduação (SVPosGr) da Escola de Engenharia de São Carlos – USP até sua data limite regimental (sistema Janus).

No Serviço de Pós-Graduação da EESC o(a) aluno(a) deverá entregar os seguintes documentos:

• 01 exemplar impresso com ficha catalográfica, encadernado com capa padrão EESC – azul para o Mestrado e amarela para o Doutorado – e etiquetado;
• 01 exemplar da dissertação/tese (formato PDF) em CD;
• Carta de encaminhamento do exemplar assinada pelo orientador e pelo coordenador do PPG-SEP *
• Cópia do RG – não será aceito outro documento de identificação;
• Cópia do RNE atualizado (para alunos estrangeiros);
• Cópia do Histórico Escolar da Graduação;
• Cópia do Diploma de Graduação (Frente e Verso);
• Cópia da Certidão de Nascimento/ Casamento.
• Cópia do Diploma do Mestrado (no caso de aluno de Doutorado)

Na secretaria do Programa o aluno deverá entregar, no mesmo dia em que for realizar o depósito no Serviço de Pós-Graduação da EESC, APENAS os seguintes documentos:

• 01 exemplar da dissertação (formato PDF) em CD ou por e-mail;
• Formulário de defesa (PA021);
• Cópia do comprovante da submissão de pelo menos 1 artigo em periódico com JCR em que o (a) estudante figure como autor, juntamente com seu orientador.

ATENÇÃO: *Para a emissão da carta de encaminhamento do exemplar o aluno deverá enviar um e-mail para: posgraduacao.producao@eesc.usp.br, no mínimo 7 dias de antecedência da data prevista para o depósito, solicitando o documento e informando o título definitivo da dissertação/tese. Não é possível realizar o depósito sem tal documento, devidamente assinado.

3.1 Entrega dos exemplares para os membros da banca
Responsável: Orientador/Aluno
Descrição: A entrega dos exemplares para os membros da banca poderá ser em formato PDF ou de forma impressa (caso o membro ou orientador exija).
O envio do arquivo em formato PDF será de responsabilidade do(a) aluno(a) e/ou do(a) orientador(a). A entrega da versão impressa (se exigida) será de responsabilidade da secretaria.
Obs.: Nos casos em que os exemplares impressos forem exigidos, tais exemplares deverão ser entregues na secretaria do Programa no mesmo dia do depósito.

4. Preparar e encaminhar a documentação de defesa para CPG

4.1 Encaminhar banca (comissão julgadora) para a CPG
Responsável: Secretaria
Referência: http://www.ppgdocs.eesc.usp.br/
Descrição: A secretaria deverá preencher, no PPG Docs da EESC, os ofícios de encaminhamento de banca, coletar a assinatura do coordenador do Programa e enviar tais documentos para a CPG.
Obs.: Apenas os funcionários habilitados pelo SVPosGr têm acesso ao PPG Docs

4.2 Aprovar banca
Responsável: CPG
Descrição: Caberá a CPG aprovar ou não a banca sugerida pela CCP.

4.3 Solicitar defesa por videoconferência
Responsável: Secretaria/Orientador/Aluno
Referência: http://www.ppgdocs.eesc.usp.br/
Descrição: A secretaria deverá ser informada caso haja a necessidade de algum docente participar por videoconferência. Assim que informada, a secretaria deverá preencher, no PPG Docs da EESC, o ofício de participar por videoconferência, coletar a assinatura do coordenador do Programa e enviar o documento para o SVPosGR.

5. Enviar ficha de cadastramento à Tesouraria da EESC
Responsável: Secretaria
Referência: PA027_mail_padrao_pagadoria;
PA016_cadastro_membro_externo.
Descrição: Em caso de membros da banca que não possuíam cadastro, a secretaria deve enviar o PA016 para a Tesouraria da EESC conforme o PA027. Além disso, deverá arquivá-lo em formato Word, com o nome do docente.

6. Aprovar defesa na CPG
Responsável: CPG
Descrição: A CPG deverá avaliar a documentação recebida e aprovar ou não a defesa. Caso aprovada a banca, o SVPGr enviará à secretaria, por e-mail,  a folha de julgamento.

7. Providenciar verba banca

7.1 Providenciar auxílio para membros externos
Responsável: Secretaria/orientador/aluno
Descrição: Caso necessário, e mediante autorização do orientador do aluno e da coordenação da CCP, poderá ser pago auxílio para algum membro externo. O pedido deverá ser enviado (pelo aluno e/ou pelo orientador) para o e-mail do Programa (posgraduacao.producao@eesc.usp.br), pelo menos, 20 dias antes  da defesa. A secretaria deverá providenciá-lo, utilizando a verba CAPES-PROAP. IT008.

7.2 Comunicar a pagadoria a realização da banca
Responsável: Serviço de Pós-Graduação da EESC (SVPosGr)
Descrição: O SVPosGr deverá enviar um ofício para a pagadoria comunicando a realização da banca com o nome dos membros.

7.3 Preparar o pagamento de honorário para todos os membros
Responsável: Pagadoria
Descrição: A Pagadoria recebe os editais das bancas a serem realizadas na EESC e prepara um recibo para ser assinado. Para os membros da USP, a pagadoria providencia o pagamento pelo sistema normal. Para os membros externos a pagadoria prepara um recibo a ser assinado na defesa. No caso de algum membro participar por meio de videoconferência, a pagadoria providenciará o envio do recibo com antecedência, para dar tempo de processar o pagamento.

7.4 Conferir o encaminhamento do recibo para membro de videoconferência
Responsável: Secretaria/Pagadoria
Descrição: A secretaria receberá, por e-mail, o recibo da pagadoria  para que seja encaminhado ao membro externo, assinado e devolvido à secretaria por correio. Caso ainda não tenha recebido o recibo assinado, será necessário entrar em contado com o membro externo e verificar o andamento.

8. Entregar exemplar para membros da banca
Responsável: Secretaria
Referência: PA067_convite_membro_defesa
Descrição: A secretaria deverá entregar o exemplar junto com o PA067 para os membros titulares da banca da seguinte maneira:

• Membros internos: O exemplar deve ser colocado no escaninho referente
• Membros externos: Enviar via correio (SEDEX)

9. Preparar Defesa

9.1 Reservar sala
Responsável: Secretaria/aluno
Referência: IT042_reservar_sala
Descrição: Para reservar a sala para a defesa, a secretaria ou o aluno (quando necessitar de videoconferência) deverão seguir a IT042.

9.2 Confirmar banca de defesa
Responsável: Secretaria
Descrição: A Secretaria deverá acessar o sistema Janus e confirmar os integrantes da banca examinadora da defesa seguindo: “Aluno Regular” > “Curso do aluno” > “Banca de defesa” > inserir o numero USP ou nome do aluno > “Busca rápida” > Na área de “Banca de defesa de Tese/defesa”  inserir  a data e o local da defesa > “Salvar” > Na área de “Componentes da comissão Julgadora” selecionar os docentes que irão participar da defesa > “Salvar Banca”. Na área “Parecer da Comissão” inserir o número USP do funcionário responsável pelo relatório de defesa . “Buscar” > “Salvar”.

9.3 Imprimir e enviar documentos
Responsável: Secretaria
Referência: PA056_oficio_orientacao_relatorio_defesa_quali;
PA061_comunicado_membros_banca_candidatos.
Pa069_certifcado_participacao_banca
Descrição: A secretaria deverá imprimir e enviar para o presidente da banca os seguintes documentos:

• Folha de julgamento (recebida do SVPosGr).
• Relatório de defesa no sistema Janus.
• Ofício para orientação de preenchimento do relatório de defesa (quando houver participante externo por vídeo conferência)(Pa056)
• Comunicado para membros da banca e candidato (Pa061)
• Certificado de participação em comissão julgadora (Pa069)

Para imprimir o relatório de defesa será necessário acessar o sistema Janus “Aluno Regular” > “Curso do aluno” > “Relatório e certificado de defesa” > Inserir numero USP ou nome do aluno > “Busca rápida” > “Relatório prévio” > Inserir data da defesa > “Mostrar” > Imprimir

9.4 Gerenciar Quadro de Horários e agendas
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá incluir toda segunda-feira as defesas que foram agendadas na semana e excluir as defesas que foram realizadas. Além disso, deverá alterar também a agenda Google, agenda SEP e o site da Pós-Graduação. Por fim, deve enviar um anexo via e-mail contendo os horários atualizados para o SVPGr, para que o serviço de copa possa providenciar arrumação da sala, café e água.

10. Realizar defesa

10.1 Apresentar trabalho para a banca
Responsável: Aluno
Descrição: O aluno deve apresentar seu trabalho para a banca.

10.2 Avaliar trabalho e assinar relatório de defesa e folha de julgamento
Responsável: Banca / Orientador
Descrição: A banca deve assinar o relatório de defesa e a folha de julgamento colocando em ambos os documentos se o aluno foi aprovado ou reprovado. No caso de haver participante externo por videoconferência o orientador deve assinar em seu lugar.

10.3 Recolher recibo e coletar assinatura da CPG para honorários USP
Responsável: Secretaria
Descrição: A Secretaria deve recolher o recibo e coletar a assinatura da CPG.

10.4 Aprovar a defesa no sistema Janus
Responsável: Secretaria
Descrição: A Secretaria deverá aprovar a defesa no Janus seguindo os passos: “Aluno Regular” > “Curso do aluno” > “Banca de defesa”> inserir o numero USP ou nome do aluno que efetuou a defesa > “Busca rápida” > Preencher a data de defesa e o local (que estão destacados em vermelho na imagem) > “salvar” (destacado em amarelo na imagem) > selecionar na caixa de dialogo da coluna “avaliação” (destacado em vermelho na imagem) “aprovado”, para os docentes titulares > “Salvar banca” (destacado em amarelo na imagem).

10.5 Enviar documento para CPG
Responsável: Secretaria
Descrição: A Secretaria deve enviar o relatório de defesa e a folha de julgamento para a CPG.

10.6 Enviar certificado para membro externo
Responsável: Secretaria
Descrição: Em caso de participação de membro externo por videoconferência, a secretaria deverá enviar o certificado de participação da banca por e-mail ou via SEDEX.

10.7 Entregar exemplar definitivo
Responsável: Aluno/Secretaria
Referência: RR009_entregar_exemplar_definitivo
Descrição: O aluno deve entregar na secretaria os documentos descritos na RR009. No ato da entrega a secretaria deve conferir se está correto, informando os erros caso contrário.

10.8 Salvar Documentos
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá escanear e salvar o recibo de honorário, relatório de defesa e a folha de julgamento devidamente assinados de acordo com o padrão.

• RG_folha_julgamento_nome_aaaa_mm_dd
• RG_relatorio_relatório_nome_aaaa_mm_dd
• RG_recibo_honorário_participante_externo_nome_aaaa_mm_dd

11. Homologar título

11.1 Encaminhar exemplares para homologação
Responsável: Secretaria
Referência: IT027_Encaminhar_exemplares_para_homologação
Descrição: A Secretaria deverá seguir a IT027 para encaminhar os exemplares para homologação.

11.2 Homologar título
Responsável: CPG
Descrição: A CPG deverá efetuar a homologação do título.

12. Inserir trabalho na biblioteca digital

12.1 Gerar senha
Responsável: CPG
Descrição: A CPG deverá gerar um nome de usuário e senha da biblioteca digital e enviar por e-mail para a secretaria.

12.2 Inserir na Biblioteca digital
Responsável: Secretaria
Referência: http://pandora.cisc.usp.br
Descrição: A secretaria deverá acessar a biblioteca digital da USP e seguir os passos: “Submissão” > fazer login com o nome de usuário e senha fornecido pela CPG > A seguir o sistema fornecerá as informações necessárias para conclusão do processo.