t: +55 16 3373-8126
1. Informar dados da viagem
Responsável: Interessado
Descrição: O interessado pela viagem deve informar à secretaria os dados da viagem. Os dados necessários são basicamente:
- Número de pessoas que irão viajar (Mais uma vez vale verificar se todas as pessoas estão ligadas ao PPG)
- Dados das pessoas (Nome completo, função, número do RG e CPF)
- Itinerário e data da viagem
- Valor das passagens
2. Provisionar recurso na planilha de gastos
Responsável: Secretaria da PPG
Descrição: A secretaria da PPG deve provisionar os recursos na planilha de gastos, informando o valor, o docente responsável e a data prevista para efetivação do gasto.
3. Comprar passagem
Responsável: Interessado
Descrição: O interessado deve comprar a passagem com seu próprio dinheiro e guardar os recibos para futuro reembolso.
4. Comprovante de viagem
Responsável: Interessado
Descrição: O interessado deverá apresentar à secretaria documentos que comprovem sua viagem. Em caso de viagem para eventos, devem ser apresentados os certificados de participação e apresentação, já para pesquisas de campo será necessário elaborar um relatório descrevendo a viagem (onde, quando, que horas, o que e para que).
5. Elaborar fine
Responsável: Secretaria
Referência: PA003_modelo_fines
Descrição: A secretaria deverá preencher o PA003 (campo reembolso) para solicitar à SVCONV o reembolso da compra das passagens pelo interessado.
6. Justificar recibos
Responsável: Secretaria
Referência: PA004_modelo_justificativas
Descrição: A secretaria deverá colar os recibos em uma folha formato A4 e carimbar RECEBI, caso os recibos não forem de mesma data deverão ser colados em folhas diferentes. No verso da folha deverá conter uma justificativa, como o PA004, com o carimbo do coordenador do programa.
7. Coletar assinatura
Responsável: Secretaria
Descrição: Na folha com os recibos deverá conter assinatura do orientador responsável pelo gasto ou aluno no carimbo RECEBI, e no verso junto com a justificativa, a assinatura do coordenador.
8. Encaminhar para SVCONV
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá solicitar o reembolso das passagens para ao SVCONV (Serviços de Convênios da EESC) através do fine e recibo justificado assinado pelo coordenador da CCP.
9. Salvar documentos no diretório de registros
Responsável: Secretaria
Descrição: Para que toda a atividade esteja documentada a Secretaria deve salvar o mail padrão de solicitação, o mail padrão de resposta, a solicitação da viagem, o fine e o recibo justificado em formato pdf nos seguintes registros respectivamente:
- RG_mail_padrão_solicitação_nome do beneficiado_aaaa_mm_dd
- RG_mail_padrão_verificação_ nome do beneficiado _aaaa_mm_dd
- RG_solicitação_viagem_ nome do beneficiado _aaaa_mm_dd
- RG_fine_ nome do beneficiado _aaaa_mm_dd
- RG_recibos _ nome do beneficiado _aaaa_mm_dd
10. Onerar planilha de gastos
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deve onerar os gastos na planilha de gastos, informando o valor e o docente responsável.