t: +55 16 3373-8126
1. Sugerir o voo
Responsável: Interessado
Descrição: O interessado deverá realizar uma cotação e sugerir a secretaria a empresa aérea, horário do voo e seu itinerário, tanto para o voo de ida quanto de volta.
2. Informar a escolha à secretaria
Responsável: Interessado
Referência: PA010_informaçoes_voo;
pg.sep.eesc@gmail.com
Descrição: O interessado deverá preencher o PA010 e enviar ao e-mail da secretaria.
3. Comprar a passagem
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá entrar em contato com a agência de turismo que venceu a licitação USP onde será efetuada a compra da passagem. A compra deverá ser feita por e-mail, em nome do interessado, sendo necessária a solicitação do itinerário, nota de débito e fatura. O pagamento não será efetuado pela secretaria.
4. Provisionar recurso na planilha de gastos
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deve provisionar os recursos na planilha de gastos, informando o valor, o docente responsável e a data prevista para efetivação do gasto.
5. Confirmação ao interessado
Responsável: Secretaria
Referência: PA011_mail_padrao_confirmaçao_compra
Descrição: A secretaria deve preencher o PA011 e enviar ao interessado para confirmação da compra da passagem junto com o itinerário.
6. Termo de compromisso
Responsável: Interessado
Referência: PA005_termo_compromisso_docente;
PA006_termo_compromisso_alunos;
PA007_termo_compromisso_participante externo
Descrição: O interessado deverá preencher e entregar à secretaria o PA005, PA006 ou PA007 se responsabilizando pela entrega dos tickets (comprovantes de embarque) à secretaria. Os membros externos deverão, ao chegar na USP, comparecer à secretaria e solicitar o envelope, já com o endereço USP, para quando chegarem em sua cidade de origem, enviarem os tickets o mais rápido possível.
Obs: A compra das passagens só será reembolsada com a entrega dos tickets de embarque dos voos de ida e volta.
7. Pagamento da passagem
7.1 Preencher fines
Responsável: Secretaria
Referência: PA003_modelo_fine
Descrição: A secretaria deverá preencher o PA003 com as informações de compra da passagem.
7.2 Justificar fatura
Responsável: Secretaria
Referência: PA004_modelo_justificativas
Descrição: A secretaria deverá justificar no verso da fatura de acordo com os modelos da PA004, e coletar assinatura do coordenador da CCP.
7.3 Documentar cartões de embarque
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá colar os tickets de embarque em uma folha formato A4 e carimbar RECEBI. Caso o viajante seja algum membro externo, os tickets de embarque poderão ser enviados separados dos documentos, devido ao tempo de espera do correio.
7.4 Encaminhar para SVCONV
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá solicitar o pagamento das passagens para ao SVCONV (Serviços de Convênios da EESC) através do fine e fatura justificada e assinada pelo coordenador da CCP. Os documentos deverão ser apresentados em até três dias úteis antes do vencimento da fatura.
8. Salvar documentos no diretório de registros
Responsável: Secretaria
Descrição: Para que toda a atividade esteja documentada a Secretaria deve salvar o fine, a fatura justificada, o termo de compromisso, o mail padrão de informações sobre o voo e o mail padrão de confirmação de compra em formato pdf nomeados dentro do padrão:
- RG_fine_nome beneficiado_aaaa_mm_dd
- RG_fatura_justificada_ nome beneficiado _aaaa_mm_dd
- RG_termo_compromisso_passagem_aérea_ nome beneficiado __aaaa_mm_dd
- RG_mail_padrao_informaçoes_voo_ nome beneficiado _aaaa_mm_dd
- RG_mail_padrao_confirmaçao_compra_ nome beneficiado _aaaa_mm_dd
9. Onerar planilha de gastos
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deve onerar os gastos na planilha de gastos, informando o valor e o docente responsável.