PR023-Secretariar Reuniões CCP

1. Definir data das reuniões
Responsável: Coordenador
Descrição: Ao final de cada ano, o coordenador do programa de pós-graduação deverá pré-definir os locais e datas das reuniões do próximo ano.

2. Confirmar data da reunião
Responsável: Secretaria
Descrição: Uma semana antes das datas pré-definidas, a secretaria deverá contatar o coordenador e confirmar data, horário e local da reunião.

3. Elaborar a primeira versão da pauta de reunião
Responsável: Secretaria
Referência: PA043_pauta_reuniao_CCP
Descrição: A secretaria deverá elaborar a primeira versão da pauta da reunião , com base no PA043, determinando como temas as folhas de julgamento, solicitações, entre outros documentos, entregues à secretaria, que necessitam de aprovação da CCP.

4. Revisar primeira versão da pauta da reunião
Responsável: Secretaria/coordenador
Descrição: A secretaria deverá enviar a primeira versão da pauta da reunião ao coordenador para que seja revisada. Se houver necessidade de alterar ou inserir algum assunto, o coordenador deverá informar a secretaria, que ficará responsável pela correção.

5. Distribuir a pauta da reunião
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá enviar a pauta da reunião via e-mail, para o representante discente e todos os membros da CCP, 48 horas antes do início da reunião. Será preciso também, colocar uma cópia impressa no “escaninho” dos docentes membros da CCP.

6. Preparar documentos para reunião
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá separar todos os documentos necessários, para os assuntos que serão tratados na reunião e organizá-los na sequência da pauta. Será preciso também levar uma cópia da pauta, para que a reunião seja regida pela mesma. Em caso de haver votação, elaborar as cédulas de acordo com o tema a ser votado.

7. Informar-se sobre os temas da reunião
Responsável: Secretária
Descrição: A secretária responsável pela reunião deverá, com antecedência, se informar sobre todos os assuntos da pauta e identificar possíveis problemas. Caso seja encontrada alguma divergência, a coordenação deverá ser informada.

8. Convocar membros para reunião
Responsável: Secretaria
Descrição: No dia anterior à reunião, a secretaria deverá contatar todos os membros da CCP e convoca-los informando horário, data e local da reunião.

9. Organizar sala de reunião
Responsável: Secretaria
Descrição: Pouco antes da reunião, a secretaria deverá organizar a sala de reunião e disponibilizar água, canetas, etc.

10. Realizar a reunião
Responsável: Secretária/membros da CCP
Descrição: A reunião deverá ser realizada pelo representante discente, a secretária e os membros da CCP, sendo que todos os temas descritos na pauta deverão ser discutidos. A secretária presente deverá anotar todos os comunicados, decisões para elaboração da ata, sendo que se necessário, solicitar anotações dos participantes.

11. Enviar documentos para setores responsáveis
Responsável: Secretaria
Descrição: Após a reunião, alguns documentos precisarão ser enviados para os setores responsáveis por sua aprovação ou para dar continuidade a seu processo, sendo assim, a secretaria fica responsável por essa distribuição.

12. Elaborar Ata da reunião
Responsável: Secretaria
Referência: PA044_ata_reuniao_CCP
Descrição: A secretaria deverá elaborar a Ata da reunião, de acordo com o PA044, com as informações anotadas na reunião.

13. Revisar ata da reunião
Responsável: Secretaria/membros CCP
Descrição: A secretaria deverá enviar a ata da reunião a todos os membros da CCP para que seja revisada dentro de 2 semanas. Caso necessite de alguma alteração, os membros deverão avisar à secretária, que será responsável pela correção. A ata deverá ser inserida na pauta da próxima reunião da CCP para aprovação.

14. Coletar assinaturas na ata
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá coletar a assinatura de todos os participantes da reunião.

15. Arquivar a ata
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá arquivar a ata da reunião corrigida e assinada.

16. Publicar a ata
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá salvar a ata de reunião em formato pdf e publica-lo no site da pós-graduação sem as assinaturas dos participantes da reunião.